Benedetta è un’impiegata amministrativa presso una nota  azienda commerciale. Il core business dell’azienda è l’assistenza e manutenzione di impianti di aria condizionata presso grosse strutture sportive e centri commerciali. L’azienda si appoggia ad un commercialista per redigere l’importante bilancio annuale, ma Benedetta si occupa dell’inserimento e gestione di tutta la contabilità che periodicamente viene controllata direttamente dal commercialista. Infine l’azienda necessita di due attività principali:

1. mantenere i vari mezzi di trasporto dati in dotazione ai dipendenti
2. gestire tutti gli interventi (sia in garanzia che no) fatti sugli impianti installati.

La complessità del suo lavoro è legata a poche attività ma che impegnano il settore contabile dell’azienda per tanto tempo, con inserimenti dati lunghi e con alte probabilità di commettere errori. Da quando è entrata in vigore la fattura elettronica, Benedetta sperava di poter automatizzare alcune procedure, ma il gestionale aziendale non permette ancora l’integrazione automatica del flusso dati. I principali limiti sono legati a:

1. Gestione cespiti aziendali
2. Inserimento manuale delle fatture d’acquisto (come si faceva prima della fatturazione elettronica)
3. Creazione di tutti i movimenti contabili manuali quali autofatture, reverse-charge, intra, ecc.
4. Creazione delle fatture di manutenzione recuperate dai fogli excel compilati dai tecnici.

Questi limiti, dovuti principalmente alla mancanza di aggiornamento del gestionale aziendale, fanno perdere a Benedetta e al suo staff molto tempo, ma la cosa più importante è la perdita di sicurezza del dato inserito. Inserendo tutte le registrazioni manualmente, senza alcuna procedura automatizzata e guidata, il personale è sempre titubante e sotto stress per il rischio di inserire dati sbagliati.

Per qualsiasi gestionale l’automazione della contabilità a fronte di fatture emesse (ciclo attivo) è semplice. La parte più complicata è riuscire ad automatizzare la registrazione contabile delle fatture di acquisto (ciclo passivo). Prima dell’avvento della fattura elettronica era quasi impossibile, se non spendendo cifre importanti, automatizzare le registrazioni. Oggi i file xml che riceviamo dall’SDI, se gestiti internamente al gestionale, permettono di creare dei flussi logici che, in base al materiale, al fornitore e alle nature IVA, creeranno per noi le corrette movimentazioni di prima nota. Questo lascerà agli operatori solo l’attività di controllo della correttezza delle informazioni preimpostate dal gestionale guadagnando tempo per attività più remunerative.

Implementando la contabilità industriale (contabilità analitica) Benedetta è riuscita a suddividere i centri di costo e le voci di ricavo così da fornire dati puntuali al proprio titolare circa l’andamento della società. Per i lavori molto grossi, Benedetta, ha codificato le commesse (e sotto commesse) come singoli centri di costo così da poter calcolare la marginalità sia sull’intero appalto, sia sui singolo sotto-blocchi dello stesso, fino ad arrivare a definire quanto un operatore ha lavorato e il suo costo per commessa. La puntualità dell’evidenziazione dei costi ha permesso di capire dove e come intervenire per aumentare i margini aziendali e rendere l’azienda stessa più florida con lo stesso fatturato.