La storia di Paolo

Paolo è un imprenditore e con il suo socio e fratello Matteo possiedono una carpenteria in provincia di Brescia ereditata dal padre. L’attività da lavoro a 25 persone (oltre ai titolari), divise in reparto produttivo (19 operatori) e reparto amministrativo/tecnico (6 collaboratori e i 2 titolari). Avendo ereditato l’azienda, molte procedure e metodologie di lavoro sono state confermate senza un’analisi aggiornata, portando così ad operare “come sempre fatto”.

Cosa non fa dormire Paolo?

Purtroppo stanno emergendo alcune criticità che non fanno passare notti serene a Paolo:

  1. Il costo della materia prima è altalenante e va pianificato meglio l’acquisto
  2. I bassi margini sui prodotti non permettono più errori di lavorazioni o ritardi nelle consegne
  3. Le richieste si fanno sempre più urgenti e stringenti
  4. Le consegne sono spostate e rimaneggiate parecchie volte dai clienti, anche all’ultimo momento
  5. Le macchine devono lavorare continuamente per permettere di pagare il leasing dovendo pianificare anche ore non presidiate

A tutto questo si aggiunga anche che l’idea dei due fratelli è quella di trovare clienti più prestigiosi e aumentare così il fatturato aziendale. Questo comporterà ulteriori investimenti e una migliore capacità di pianificazione della produzione.

Senza un’adeguata organizzazione si rischierebbe di confermare date che non potrebbero essere rispettate perdendo denaro e, cosa ben più grave, clienti.

Quali sono i limiti di Paolo?

I limiti attuali di tutta l’azienda non sono sicuramente quelli legati al reparto produttivo.

Negli anni, sia il padre che i due figli, hanno sempre pensato ad arricchire il parco macchine aziendali, così da poter eseguire lavori sempre più complessi e a costo competitivo. Questi investimenti, costati milioni di euro, hanno contribuito a creare ottime competenze tecniche in termini di qualità, sia nelle macchine che negli operatori (che sono la vera forza aziendale). Purtroppo l’azienda ha sempre usato il gestionale aziendale come gestore di anagrafiche per le fatture e i DDT, ma non si è mai dotata di un modulo produzione con uno schedulatore ed un MES per la rilevazione delle tempistiche di lavoro. Questo, di conseguenza, produce un unico risultato: tutta la pianificazione aziendale è lasciata in mano a poche persone che devono sempre essere onniscienti su tutto il lavoro. Quando il responsabile di produzione è malato o, peggio ancora, in ferie, l’attività subisce un brusco calo produttivo e le persone devono correre da una parte all’altra dell’azienda per reperire informazioni fondamentali.

Cosa può fare Paolo?

Ovviamente questa situazione è arrivata ad un punto tale che non è più possibile incrementare la produzione, aggiungere nuove macchine, creare nuovi reparti, senza prima organizzare il “cervello” dell’azienda. Questo nuovo sistema, che per la sua complessità dovrà essere di tipo informatico, non potrà mai produrre ottimi risultati se non si rispettano delle caratteristiche ben precise, che Paolo ha ben chiaro in mente:

  1. La pianificazione deve essere fatta in base a particolari richieste derivanti dall’esperienza dei titolari
  2. Le procedure dovranno essere configurabili in base ai reparti di utilizzo e facilitare l’inserimento dei dati riducendo i tempi
  3. Tempi di apprendimento del nuovo sistema ridotti al minimo
  4. Assistenza e presenza per il primo periodo di avvio assicurata e con personale competente
  5. Riepilogo dei dati attraverso maschere semplici per la consultazione rapida da parte della proprietà
  6. Per riga ordine cliente poter imputare i costi sostenuti dalla società così da permettere il calcolo preciso della marginalità
  7. Interconnessione delle macchine con il sistema Industria 4.0

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Tutto questo comporta l’investimento in un nuovo prodotto ERP in grado di soddisfare tutti i punti sopra citati e magari anche qualcosa in più. Deciso questo Paolo parte alla valutazione di più gestionali ma, anche qui, le insidie sono dietro l’angolo.

Cosa deve chiedere Paolo?

Le domande da fare sono tante (come evidenziato in questa pagina). Le principali e sempre da ricordarsi sono:

  1. Che tipologia di software è (client/server o applicativo web)?
  2. Valutare il grado di personalizzazione che il rivenditore può sviluppare
  3. Software MRP (pianificazione) a capacità finita o infinita?
  4. MES e MRP sono programmi di terzi o sono sviluppati dalla software house del gestionale?
  5. Integrazione con altri strumenti utilizzati in azienda
  6. Cosa bisogna fare per l’integrazione con Industria 4.0?
  7. Quali dati vengono importati dal vecchio gestionale?
  8. Di.Ba. e cicli multi-livello o mono-livello?

Queste sono solo alcune delle domande principali, ma nessuno in azienda è portato per questa analisi. Paolo opta quindi  per farsi aiutare nella software selection da un consulente consigliato dal proprio commercialista. Il consulente pianifica i vari appuntamenti e organizza le demo dei prodotti che i vari rivenditori presentano spiegandone il funzionamento. Queste demo sono veri e propri tour del prodotto che non durano meno di 3 ore l’una e che permettono una prima infarinatura sui benefici e sui problemi che potranno nascere inserendo il software nella realtà aziendale.

Cosa sceglie Paolo e perchè?

Paolo, dopo svariati incontri, ha scelto un gestionale web con le seguenti caratteristiche:

Software web

Ha scelto un software web perché in azienda sono presenti sia tablet che dispositivi Apple, perciò un applicativo web garantisce la compatibilità su tutti i dispositivi aziendali. Inoltre, dotandosi di un buon firewall e connessioni VPN, il nuovo ERP è raggiungibile anche dall’esterno dell’azienda, permettendo così al commercialista e ai consulenti di consultare il software senza doversi connettere in Desktop remoto e senza dover installare nulla sui client.

MRP a capacità finita

La software house produce anche un MRP di II livello (a capacità finita) permettendo:

  1. Corretta pianificazione delle date di consegna degli ordini in base alle componenti acquistate e agli impegni produttivi
  2. Pianificazione dell’acquisto delle materie prime raggruppandole per ordini di produzione
  3. Riduzione dei costi di acquisto attraverso piani di riordino materiale
  4. Tracciabilità di tutta la produzione tramite terminali integrati in tablet

MES integrato

Nel gestionale scelto è integrato un modulo MES che permette la rilevazione dei dati di produzione in modo semplice e senza più la necessità di schede cartacee e disegni che girano per la produzione. Inoltre, sempre dal MES, si possono aprire guasti e richieste di manutenzione al capo di produzione che potrà tempestivamente chiamare l’assistenza.

Statistiche avanzate e widget

Attraverso il modulo delle statistiche il responsabile di produzione riesce a tenere sotto controllo tutto l’andamento dell’azienda. A livello amministrativo, sono stati creati dei widget rapidi per dare informazioni essenziali circa:

  1. Venduto e non ancora fatturato
  2. Ordinato non evaso
  3. Partite clienti aperte
  4. Partite fornitori aperte
  5. Scadenze imminenti

Tutte queste visualizzazioni sono parametrizzabili e seguiranno l’andamento aziendale.

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